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Administração de condomínios: Saiba Tudo!

Gelson Santos - AGS Contabilidade
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O assunto tem por objetivo e finalidade estabelecer as atribuições e competências relacionadas as atividades desenvolvidas pelas pessoas jurídicas cujas atividades versam sobre a administração de condomínios prediais, ou seja, atividades das administradoras de imóveis que combinam os serviços de naturezas imobiliárias com serviços de gestão de caráter operacionais e administrativas.

A administração de condomínios têm como principal atividade zelar pelo patrimônio dos condôminos quanto as suas edificações, bem como da parte administrativa, jurídica e do setor dos recursos humanos dos funcionários dos condomínios os quais foram contratados para fins administrativos.

Ou seja, a empresa administradora de condomínios ficará com a responsabilidade de gerenciar a parte operacional, prática e burocrática relacionadas à gestão condominial que ora são reguladas pelas legislações citadas a seguir. (Lei n° 4.769/65 e Lei n° 10.406/2002-CC, artigos 1.323 a 1.326, 1.347 e 1.348)

como abrir uma empresa de Administração de condomínios

As administradoras de condomínios poderão ser constituídas de acordo com as normas comerciais atualmente disciplinadas pela Lei n° 10.406/2002, podendo ocorrer como Sociedade Limitada, Empresária, Eireli ou como Sociedade Unipessoal, lembrando que as atividades de profissões regulamentadas, tais como administração de bens e negócios de terceiros são impedidas de se constituírem como Empresárias. (Lei n° 10.406/2002 artigos 980-A e 1.052; Lei n° 13.874/2019 e Decreto n° 9.580/2018-RIR/2018, artigo 162, § 2°, inciso I).

Atribuições e Deveres de uma Administradora de Condomínios

As administradoras de condomínios têm diversas atribuições profissionais a serem executadas de acordo com a sua condição contratual de prestação de serviços, as quais passamos a enumerá-las conforme segue:

  • proceder a elaboração da folha de pagamento dos empregados dos condomínios, de contratados “terceiros“ pessoas físicas e ou pessoas jurídicas, elaborar contratos de trabalho, de terceiros relativos as prestações de serviços;
  • emitir boletos de pagamentos das taxas condominiais;
  • cuidar das obrigações das contas a pagar dos condomínios relacionadas as obrigações com empregados e com terceiros contratados;
  • proceder com a organização e o acesso de documentos dos condomínios de forma organizada e metódica, a fim de prestar informações e prestar contas de sua gestão aos seus contratantes por intermédio de documentos/arquivos de prestações de contas;
  • gerenciar e demonstrar os encargos tributários e previdenciários devidos pelos condomínios;
  • fazer a gestão tributária relativas a apuração e retenções de tributos e contribuições em âmbito federal e previdenciário dos condomínios;
  • demonstrar através de relatórios os demonstrativos de movimentações financeiras, demonstrativos de receitas e de despesas dos condomínios;
  • gerenciar e cobrar os inadimplentes de modo a estabelecer de acordo com as normas legais a cobrança dos débitos, bem como a aplicação de penalidades cabíveis a título de multa e juros legais;
  • proceder ao gerenciamento dos fundos de reservas condominiais;
  •  prestar assessoria jurídica aos condôminos e ao síndico face as intercorrências que possam ocorrer nos condomínios, seja entre os condôminos ou com terceiros;
  • administrar a conta aberta em nome da administradora de condomínios para a movimentação financeira dos condomínios quando esta existir.

Há de se esclarecer que todas as tomadas de decisão deverão ocorrer por conta e ordem dos síndicos e não por parte da administradora dos condomínios, haja vista que todos os serviços prestados pela administradora de condomínios devem estar previamente tratados e estarem, portanto previstos em contrato através de suas cláusulas, de modo que sejam observadas e cumpridas tais disposições contratuais que deverão ser cumpridas e respeitadas por ambas as partes. (Lei n° 4.769/65, artigo 3°)

Qual a Função dos Síndicos dos Condomínios?

As competências atribuídas ao síndico, são: (Lei n° 10.406/2002, artigo 1.348)

  • convocar a assembleia dos condôminos;
  • representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
  • dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
  • cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
  • diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
  • elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
  • cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
  • prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
  • realizar o seguro da edificação.

Também é de competência do síndico a atribuição de representar e administrar o condomínio de forma ativa e passiva, porém poderá mediante assembleia delegar poderes e funções a terceiros. (Lei n° 10.406/2002, artigos 1.347 e 1.348)

É importante destacar que o síndico é de suma importância perante o condomínio tendo responsabilidade exclusiva sobre este, sendo que se na sua gestão ocorrerem problemas de naturezas civis ou criminais a ele poderá ser imputada a responsabilidade civil ou criminal.

Observe-se, porém, que existe a responsabilidade solidária entre o condomínio e o prestador de serviços de administração de condomínios.

Vale dizer que se a causa do problema for originária da má gestão por parte da administradora dos condomínios, nestas condições a empresa ou o administrador autônomo poderá ser responsabilizada e acionada judicialmente, respondendo pelos atos praticados ante o condomínio e terceiros podendo ter responsabilização civil ou até mesmo conforme o caso criminal.

Contrato de Prestação dos Serviços de Administração de Condomínios

O contrato de prestação de serviços de administração de condomínios para ser firmado entre as partes deverá ser bem elaborado e detalhado, pois todos os serviços a serem contratados devem estar especificados de acordo com as normas e necessidades de cada condomínio.

Dentre as diversas disposições a serem convencionadas em contrato, faz-se necessário estabelecer as disposições quanto as cobranças extraordinárias a serem cobradas pela administradora de condomínios, tais como as despesas de expediente do escritório e outras despesas extras que serão cobradas à parte. (Lei n° 10.406/2002, artigos 421 e 421-A)

Itens Essenciais a Serem Constatados em Contrato:

Valor da taxa mensal a ser cobrada pelos serviços contratados que poderão variar em valor ou percentagem conforme a receita do condomínio.

Neste contexto o condomínio comercial tem uma cobrança de taxa em percentual superior, que pode variar a mais que os percentuais aplicados na contratação de condomínio residencial.

Outra condição que poderá ensejar a cobrança de taxas superiores é em relação aos condomínios que desejarem ter movimentação de contas bancárias próprias.

Estabelecer a cobrança de uma taxa extra de prestação de serviços relativas ao mês de dezembro, devendo constar em contrato tal disposição.

Em relação aos empregados dos condomínios, a administradora somente se incumbirá de cuidar da folha de pagamento dos empregados bem como do recolhimento dos encargos legais incidentes sobre os pagamentos dos mesmos, ou de acordo com as disposições de contrato podem ser o responsável por todos os aspectos relacionados as rotinas que requer o setor, tais como: cuidar das contratações, desligamento de empregados junto aos órgãos competentes.

Tais disposições devem constar de forma clara e específica em contrato.

Poderá ter a criação de uma conta vinculada, denominada (conta pool ou vinculada) e oferecer assessoria jurídica, sendo oferecida em muitos contratos de forma gratuita, ou seja, fazendo parte da contratação dos serviços, que poderão ser utilizadas para esclarecimento de dúvidas quanto aos condomínios, para a execução de ações civis, trabalhistas e outras situações que requeiram tais serviços.

Previsões orçamentárias que poderão ter elaborações mensais, bimestrais ou outros períodos anuais, por exemplo, para os fins de eventuais contratações de serviços de terceiros, fornecimento de produtos mediante cotação por orçamentos de acordo com as necessidades de cada condomínio, para que desta forma os síndicos possam ter elementos para escolher os resultados de contratação mais benéficos ao condomínio.

Pagamento de contas cuja administradora de condomínios terá a responsabilidade de pagamento das obrigações assumidas pelo condomínio, onde em eventuais multas e penalidades aplicáveis serão impostas à administradora pela mora decorrente de pagamentos em atraso.

Deverá dispor sobre a contratação bem como a renovação de seguros que poderão ficar a encargo das administradoras dos bens, onde de acordo com as disposições contratuais a administradora terá a incumbência de apresentar as melhores opções de valores, coberturas dos seguros para que haja uma contratação por parte do síndico. (Lei n° 10.406/2002, artigos 421, 421-A, 593 e 594)

Tributação para Administradoras de Condominios

As administradoras de condomínios prediais terão a sua constituição perante a Receita Federal através do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) n° 6822-6/00: Gestão e administração da propriedade imobiliária.

Poderão optar pelas formas de tributação dos seus resultados auferidos nestas atividades de acordo com a opção desejada pelos constituidores da administradora, podendo ocorrer pela forma de Lucro Real, Lucro Presumido ou até mesmo pela opção de tributação do Simples Nacional. (Instrução Normativa RFB n° 1.700/2017, artigos 54 e 214 e Lei Complementar n° 123/2006, artigo 18, § 5°-D, inciso I, § 5°-M, § 5°-I, inciso XII e § 5°-J)

Contabilidade de Administradoras de Condomínios

As administradoras de condomínios são empresas prestadoras de serviços que, em geral, fazem a intermediação entre os portadores dos serviços em regra geral, dessa forma os valores de despesas do condomínio são obrigações a serem cumpridas, porém não devem transitar pelo resultado da empresa, visto que não se trata de receitas e despesas da mesma de fato.

Dessa forma, a empresa pode reconhecer os valores dessas obrigações em contas de repasses. Contudo, as comissões recebidas a título da respectiva atividade serão consideradas como receitas da empresa.

Mediante ao exposto, sugerimos a seguinte contabilização:

No momento do recebimento das taxas de condomínio:

D – Caixa/Bancos (Ativo Circulante)

C – Receita de serviços (Conta de Resultado) – somente o valor da comissão que de fato se caracteriza receita para a administradora

C – Fornecedores (Passivo Circulante)

No momento do repasse ao condomínio (podendo ser realizado via pagamento das despesas no mesmo)

D – Fornecedores (Passivo Circulante)

C  – Caixa/Bancos (Ativo Circulante)

Ademais, cabe mencionar que o título da conta deve representar adequadamente as operações nela registradas.

Não há um padrão a ser seguido, visto que o plano de contas deve representar de forma fidedigna a atividade praticada.

Portanto, caberá ao responsável técnico pelas demonstrações contábeis analisar as operações que a entidade pratica e classificar adequadamente as contas no plano de contas da entidade. (Resolução CFC n° 1.330/2011, itens 4 e 8).

Assembléias Virtuais de Condomínios

O Código Civil, no artigo 1.334, inciso III, dispõe que na convenção condominial se determinará a forma da convocação das assembleias, não havendo qualquer restrição à sua realização na forma virtual, dado o caráter não restritivo dessa norma.

Em regra, quando não há previsão, somente poderá ser implementado o uso de plataforma digital caso haja a alteração da convenção por votação de dois terços dos condôminos.

Com a evolução dos meios de comunicação e a maior segurança nas informações, a regulamentação das assembleias virtuais entrou também em debate no Poder Legislativo.

O Projeto de Lei (PL) nº 548 de 2019, que pretende possibilitar a realização da assembleia de condomínios por meio virtual, independentemente de situação emergencial, propõe-se a “permitir à assembleia de condôminos votação por meio eletrônico ou por outra forma de coleta individualizada do voto dos condôminos ausentes à reunião presencial, quando a lei exigir quórum especial para a deliberação da matéria”, como, por exemplo, para alteração da fachada, alteração da convenção condominial, entre outras.

Com o surgimento da pandemia da Covid-19, o debate aflorou ainda no PL nº 1179/2020, de autoria do Senador Anastasia, que, entre outros temas, discorre sobre a assembleia virtual durante a calamidade. No referido PL, consta a viabilidade da realização de assembleia e votação por meio virtual, em razão do caráter emergencial decorrente da pandemia da Covid-19, superando, assim, a necessidade de alteração da convenção condominial prevista no Código Civil.

Independentemente se as assembleias virtuais forem autorizadas por novo dispositivo legal ou se forem autorizadas pela convenção condominial, é essencial a produção e guarda de documentos que atestem que todos os condôminos foram convocados (artigo 1.354 do Código Civil) e que se utilize ferramenta eletrônica idônea na realização da assembleia, que permita anexar documentos pertinentes, o registro dos debates e dos votos e, ainda, atestar a autoria e integridade dos votos e da respectiva ata.

A adoção dessas medidas permite a preservação da solenidade que é inerente à assembleia, evitando questionamentos ou nulidades das decisões tomadas na assembleia virtual.

O uso de ferramentas tecnológicas pelos condomínios tem se mostrado conveniente para viabilizar a continuidade de suas atividades em meio ao atual cenário de excepcionalidade gerado pela pandemia da Covid-19 e sua adoção é um caminho sem volta, pois propicia maior conforto, agilidade e potencializa a maior presença dos condôminos.

Fato é que, apesar de alguns condomínios já realizarem a assembleia virtualmente, a previsão legal dessa possibilidade certamente transmite segurança e estimula a maior utilização deste meio que antes sequer era cogitado por alguns condomínios. É uma tendência sem volta.

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