O fluxo de caixa operacional é uma ferramenta muito importante para controlar as finanças de qualquer empresa, já que consiste em registrar diariamente todo o dinheiro que entra e que sai da organização.
Essa ferramenta também permite controlar as contas a receber e as contas a pagar. Apesar de se relacionar com as finanças, o fluxo de caixa operacional não está diretamente ligado a prejuízos, lucros e outros conceitos.
Ele não avalia se houve ou não sucesso nas operações, mas pode identificar problemas, como a falta de recursos, o que ajuda o gestor na tomada de decisões. O controle de fluxo de caixa operacional é a primeira etapa para compor o fluxo de caixa operacional projetado, assunto de nosso artigo. Veja como ele pode melhorar as ações de sua empresa!
O que é o fluxo de caixa operacional projetado?
O fluxo de caixa operacional projetado é uma projeção das entradas e saídas de dinheiro da empresa por um período determinado. Ele permite o desenvolvimento de um histórico de tudo que ocorre dentro da organização.
Esse tipo de fluxo de caixa operacional permite que o gestor preveja situações antecipadamente e tome atitudes antes que elas se tornem reais. Assim, ele antecipa falhas e riscos que tendem a deixar a empresa mais vulnerável a situações inesperadas, possibilitando também que sejam identificadas oportunidades e necessidades de investimentos.
Como usar o fluxo de caixa operacional projetado?
O primeiro passo para aplicar essa ferramenta é estipular o período de projeção. Geralmente, esse período é de 30 dias. Com o decorrer do tempo, o gestor pode fazer projeções para períodos mais longos, como seis meses ou até um ano.
Depois, convém trabalhar com as entradas e as saídas que ocorrem com mais frequência. É o caso das contas recorrentes de luz, água, telefone, aluguel do imóvel, internet e pagamento dos funcionários.
- Deve-se considerar os itens de análise da viabilidade econômica, que permitem o planejamento do futuro do negócio e o seu desenvolvimento econômico:
- gastos com salários, décimo terceiro, férias e horas extras;
- valores de comissões;
- despesas mensais (água, luz, internet, telefone);
- gastos mensais variáveis, que mudam conforme a produção e/ou as vendas.
Após definir as saídas e as entradas corriqueiras, faz-se o controle das entradas e saídas, que precisa ser realista, considerando os prazos e as condições de recebimento — as vendas a prazo são muito praticadas, e isso deve ser aplicado nas projeções (recebimento parcelado).
O gestor precisa se atualizar sempre, comparando suas previsões com o que realmente foi efetivado. Uma lacuna muito grande entre o projetado e o realizado é sinal de que o fluxo de caixa operacional projetado não foi definido adequadamente.
Para aplicar a projeção do fluxo de caixa operacional, recomenda-se utilizar um software de gestão que facilite os processos e forneça resultados mais precisos.
O fluxo de caixa operacional projetado nas empresas
O principal objetivo do fluxo de caixa operacional projetado, em curto prazo, é identificar quando o dinheiro está sobrando no caixa da empresa ou quando os recursos estão escassos. Em longo prazo, os objetivos mudam quanto:
- ao planejamento das operações do caixa;
- ao controle das finanças da empresa;
- à gestão de capital de giro;
- à análise da liquidez da organização.
A elaboração do fluxo de caixa operacional projetado
Para que o fluxo de caixa operacional realize boas projeções, é preciso considerar certos fatores:
o intervalo de tempo, o plano de contas, o saldo inicial, o saldo final, as saídas e as entradas e as colunas de previsto x realizado.
A planilha inicial é a do fluxo de caixa operacional, e a outra é a da viabilidade econômica. A primeira permite que a gestão das finanças empresariais seja facilitada.
Assim, o gestor financeiro pode tomar as decisões mais relevantes, fundamentando-se em dados confiáveis. Com essa planilha, é possível analisar o resumo dos lançamentos, os gráficos e os resultados consolidados.
A planilha de viabilidade econômica resume aspectos gerais que cuidam da receita mensal, a quantidade de funcionários, a quantidade de dias trabalhados e as despesas do mês. É possível dividir os custos em categorias mais específicas.
Com os dados preenchidos, a planilha revela cenários de crescimento e oferece oportunidades para o gestor efetuar suas projeções. Enfim, por meio de cenários diferentes (padrão, otimista e pessimista), o fluxo de caixa operacional projetado promove a redução de erros e otimiza as tomadas de decisões do gestor, tornando o planejamento financeiro mais fácil.
Isso permite uma administração aprimorada dos recursos, com a oportunidade de maximizar os lucros e evitar determinadas ações, como financiamento ou empréstimo.
A importância das previsões do fluxo de caixa operacional projetado
A projeção do fluxo de caixa operacional ajuda a preparar impostos e a planejar novas compras de equipamentos. Também ajuda o gestor a decidir se precisa ou não de um empréstimo, se é o momento ideal para expandir o negócio e outras questões.
Com as projeções, a empresa verifica se terá capital suficiente para honrar suas dívidas em um determinado período.
Muitas vezes, a organização tem um volume alto de vendas e mercadorias com boa margem de lucro no DRE, contudo, a empresa pode apresentar prazos médios de pagamento e recebimentos mal calculados, sem dinheiro disponível em caixa. Essa informação é adquirida pela leitura do fluxo de caixa operacional projetado.
A projeção do fluxo de caixa operacional em seu restaurante
O passo inicial é definir o período de tempo em que o fluxo de caixa operacional será projetado. O mais recomendado é projetar para, no mínimo, 30 dias, de maneira a estar sempre preparado para o futuro.
À medida que isso se transforma em rotina, as projeções devem contemplar prazos mais longos — semestralmente ou anualmente.
Em seguida, é importante trabalhar com as entradas e as saídas mais frequentes, como contas de água, luz e pagamento dos colaboradores. É importante considerar os fatores da análise de viabilidade econômica.
Após destacar todas as saídas e entradas constantes, é preciso fazer a mesma coisa com as entradas de dinheiro. É fundamental ser realista com as condições de recebimento e os prazos. É comum o recebimento em parcelas e isso precisa ser considerado na projeção.
O gestor deve manter o ritmo, fazendo as atualizações entre o que foi previsto e o que foi realizado. É fundamental compreender a diferença entre o proposto e o executado.
O fluxo de caixa operacional projetado, quando bem trabalhado, torna-se uma ferramenta valiosa que otimiza a gestão financeira e indica os melhores momentos para novos investimentos.
Quais as vantagens de projetar o fluxo de caixa operacional?
O uso de um sistema automatizado de gestão para controle do fluxo de caixa operacional projetado permite que a empresa ganhe em agilidade e qualidade e torna esse processo mais seguro e confiável.
A projeção de entradas e de saídas será respaldada em cálculos e dados históricos que envolvem tanto o consumo dos recursos quanto as vendas da empresa em relação ao período projetado.
Vale dizer que a projeção pode ser feita em curto prazo e em longo prazo. No curto prazo, ela identifica os momentos em que a organização tem capital sobrando e também quando esse capital está escasso.
Nesse contexto, podemos citar este exemplo:
A ferramenta ajuda o gestor a definir os dias mais apropriados para o pagamento dos fornecedores e de outros vencimentos.
No longo prazo, a projeção é vantajosa porque permite:
- o planejamento das atividades financeiras;
- o controle da situação financeira;
- a análise da liquidez do negócio;
- a administração mais eficaz do capital de giro.
O fluxo de caixa operacional projetado confere ao gestor dados e recursos para que ele se previna contra problemas futuros e organize melhor seu planejamento financeiro, dinamizando sua gestão e oferecendo mais facilidade para a expansão do negócio.
O nosso post foi útil? Agora que você aprendeu um pouco mais sobre projeção, aproveite para aprofundar seus conhecimentos acerca do funcionamento do fluxo de caixa operacional na gestão empresarial.
